Caractéristique de l’emploi

  • Type d’emploi : Temporaire, temps partiel
  • Horaire : 3 jours/semaine (possibilité de télétravail; opportunité d’emploi à temps plein à moyen terme)
  • Taux horaire : 20,17$/h
  • Entrée en fonction : Octobre 2021
  • Supérieur immédiat : Directeur administratif

Secteur de travail

Le Pôle sports HEC Montréal a pour mission de contribuer à l’essor du milieu sportif au Québec et à l’international en offrant des outils, des connaissances et des occasions de développement des compétences.

Sommaire de la fonction

Le commis aux activités contribue à l’organisation et à la logistique des activités réalisées par le Pôle sports HEC Montréal. Il contribue également à l’efficacité du Pôle sports en assistant la direction, les professeurs associés et les chargés de projets dans leurs tâches courantes. Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Gestion des activités

  • Établit le calendrier des activités sous sa responsabilité et assure le respect des échéanciers;
  • Participe à la diffusion de l’information pertinente sur les différents médias sociaux et autres outils de communication;
  • Effectue les suivis administratifs appropriés : coordination des travaux avec la reprographie, cartable de formation, demandes au Studio de design, fournitures de bureau, etc.
  • Répond aux demandes d’information relatives aux activités et événements organisés par son secteur de travail :
    • Effectue l’accueil des participants et, répond aux besoins, à la correspondance générale;
    • Envoie la documentation et réponds aux demandes d’information;
  • Rédige les annonces publicitaires et les courriels de suivi;
  • Crée et met à jour le site internet du Pôle sports pour l’inscription en ligne aux différentes activités;

Organisation d’événements

  • Voit à l’organisation logistique et matérielle, ainsi qu’à la promotion des activités et événements organisés :
    • Gestion des invitations;
    • Planification des horaires et gestion des inscriptions,
    • Réservation des espaces, biens et services (hôtellerie, audiovisuel, locaux…);
    • Lien auprès des différents intervenants (procédures à suivre, la prise de présence, les formulaires d’évaluation, etc).
    • Bilan d’activités (Cumul des présences, formulaires d’évaluation, sommaires des frais, etc.
  • Veille à l’organisation logistique des déplacements du personnel et des visiteurs, y compris les évènements organisés par le Pôle sports ou auxquels leur personnel participe.
  • Assiste aux activités et veille à leur bon déroulement, lorsque requis;

Profil recherché

Scolarité et expérience

  • 0 à 6 mois d’expérience
  • Certificat, Baccalauréat et/ou Maîtrise (un atout)

Connaissances spécifiques à l’emploi

  • Bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques
  • Bonne connaissance des principes de gestion de projet
  • Très Bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite
  • Bonne connaissance de la langue anglaise parlée

Aptitudes et qualités recherchées

  • Sens de l’organisation, autonomie et proactivité
  • Capacité de travailler sur plusieurs dossiers simultanément
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles
  • Disponibilité pour effectuer du travail à l’extérieur de l’horaire régulier
  • Capacité de travailler en équipe

Atouts

  • Bonne connaissance de l’écosystème HEC Montréal


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