Offre d’emploi : Adjoint.e administratif.ive

• Type d’emploi : Temporaire, temps partiel
• Horaire : 4 jours/semaine (possibilité de télétravail; opportunité d’emploi à temps plein à moyen terme)
• Classe salariale : 8
• Entrée en fonction : Octobre 2022
• Supérieur immédiat : Directeur administratif
• Période d’affichage : du 07 septembre au 19 septembre 2022, inclusivement.

Le Pôle sports HEC Montréal a pour mission de contribuer à l’essor du milieu sportif au Québec et à l’international en offrant des outils, des connaissances et des occasions de développement des compétences.

Sous l’autorité de son supérieur immédiat, la personne titulaire contribue à l’efficacité administrative de son secteur de travail en mettant à profit ses connaissances des rouages de HEC Montréal et assume la responsabilité d’un ensemble de tâches liées à la gestion administrative et à la coordination des dossiers ainsi qu’à la gestion financière et matérielle de son secteur de travail. De plus, cette personne rédige la correspondance, répond aux demandes d’information, convoque les réunions et prépare les dossiers nécessaires. Elle libère son supérieur de certaines tâches administratives et veille au suivi des dossiers en l’absence de ce dernier. Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Soutien à la gestion administrative

• Tient à jour et assure le suivi du calendrier des activités périodiques de son secteur de travail.
  • De façon proactive, rappelle les délais et les dates butoirs aux personnes concernées, prépare les documents et les dossiers requis, en conformité avec les échéanciers fixés;
  • Sur demande, tient à jour l’agenda de son supérieur immédiat, fixe ses rendez-vous et les lui rappelle. Lorsque requis, prépare les dossiers nécessaires aux rencontres et assure le suivi.
• Veille à l’organisation logistique et à la préparation des réunions. Convoque les participants et prépare l’ordre du jour et les documents nécessaires. Au besoin, assiste à ces réunions et en dresse le compte rendu ; assure le suivi.
• Prépare les documents administratifs et les informations pertinentes pour établir les prévisions budgétaires de son secteur de travail, en effectue le suivi régulier, et renseigne son supérieur immédiat sur les montants disponibles.
  • Assure le lien avec le Service du budget pour toute question budgétaire: transfert, correction, imputation, augmentation budgétaire, sommes engagées, etc.
• Tient à jour les dossiers administratifs, les statistiques et les données nécessaires à la préparation de rapports administratifs.
• Participe au traitement et au suivi des procédures administratives internes de HEC Montréal :
  • Demandes d’autorisation d’engagement;
  • Demandes de paiement;
  • Relevés de dépenses;
  • Demande d’achat;
  • Tout autre formulaire interne à HEC Montréal.
• Reçoit les courriels adressés au Pôle sports HEC Montréal et les transmet aux différents membres de l’équipe; effectue de sa propre initiative les réponses courantes.
• Reçoit les visiteurs, filtre et achemine les appels et fournit les renseignements d’ordre courant ou relevant de sa compétence.

Soutien aux activités

• En collaboration avec son supérieur, assume la responsabilité de certains dossiers ou projets spéciaux. À ce titre, assure le caractère confidentiel des dossiers.
• Au besoin, voit à l’organisation matérielle de certaines activités.
  • Assure l’organisation matérielle des formations;
  • Effectue les déclarations de droits d’auteur;
  • Assure le suivi dans la préparation (montage, lecture, mise-en-page).
• Collabore à la réalisation de certaines tâches lors de période de pointe.
• Vérifie et valide les horaires en collaboration avec les personnes concernées.
• S’enquiert de différents suivis.

Bureautique de son secteur

• Rédige la correspondance et les communications en faisant la cueillette, la recherche et l’agencement des renseignements nécessaires.
  • Au besoin, prépare ou collabore à la préparation de diapositives pour des présentations;
  • Définit des formats type de documents, en respectant les standards de HEC Montréal.
• Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Scolarité et expérience

• Diplôme d’études professionnelles en secrétariat (ou expérience équivalente)
• Minimum de six années d’expérience de travail pertinente
• Certificat, Baccalauréat et/ou Maîtrise (un atout)

Aptitudes et qualités recherchées

• Excellente connaissance de la langue française parlée et écrite
• Très bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite
• Habiletés dans les relations interpersonnelles (orientation et approche client) et dans les communications orales et écrites
• Capacité de travailler sous la direction de plusieurs personnes
• Capacité de travailler sous pression et sur plusieurs dossiers simultanément
• Autonomie, rigueur, sens de l’organisation et de la planification

Atouts

• Maîtrise des environnements informatiques propres à HEC Montréal tels que HEC en ligne, Finance en ligne, Zone Cours

Pour soumettre votre candidature

Les personnes intéressées feront parvenir leur candidature à polesports@hec.ca à l’attention de Samuel Ouellette, Directeur administratif.

HEC Montréal applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature. L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à HEC Montréal. Toutefois, les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal.